Gérer son temps, celui de ses équipes, c'est un défi dans un monde surchargé de sollicitations. Mais c'est aussi ce qui fait la différence entre les entreprises performantes où la productivité est au top sans sacrifier à la qualité de vie.

La gestion du temps, une qualité clé

Rien de nouveau, Théophraste disait déjà il y a 2200 ans :

La plus coûteuse des dépenses, c'est la perte de temps !

Et pour le chef d'entreprise moderne, c'est encore plus dur ! Il faut :

• Être disponible pour les collaborateurs, les clients, toujours plus demandeurs de réactivité.
• Ne pas se noyer sous le flux d'infos, de notifications, de sollicitations…
• Avoir du temps pour l'entreprise mais en préserver pour l'essentiel : Soi, sa famille.

Alors comment faire ?

5 lois sur la gestion du temps

1. 20 % de nos actions génèrent 80 % de notre efficacité (Loi de Pareto)
2. Plus on a de temps pour une tâche, plus elle prend de temps (Loi de Parkinson)
3. Une tâche en continu prend moins de temps qu'en discontinu (Loi de Carson)
4. Au-delà d'un certain volume de travail, l'efficacité décroit (Loi d'Ilich)
5. La loi de Laborit ou, loi du moindre effort

Cette 5ème loi est sans doute la plus importante !

Elle explique que, pour vos collaborateurs, comme pour vous, on a tendance à :

• Commencer par ce qui va vite avant ce qui prend du temps.
• Réaliser l’urgent avant l'important.
• Faire ce qui est facile plutôt que ce qui est difficile. 
• Faire ce que les autres nous demandent avant nos désirs.
• Choisir ce que nous connaissons avant l’inconnu.
• Effectuer ce qui nous fait plaisir avant les choses moins agréables.

Nous ne sommes pas tous égaux dans notre capacité à gérer le temps, à rester focus ou à organiser les choses.

Votre rôle de chef d'entreprise, c'est aussi, d'aider vos équipes à être au clair sur les objectifs, les priorités et les moyens à mettre en oeuvre. et ça commence par être au clair soi-même !

Les lois, les proverbes, c'est bien mais concrètement ?

Les 3 meilleurs outils de la gestion du temps

Vous connaissez mais les utilisez-vous ?

• Matrice Eisenhower (Urgent / Important)
• To do list
• Pomodoro (25 min d'activité / 5 min de pause)

Les astuces pour vous aider à maitriser votre temps de travail

• Couper les notifications, la boite mail, les sources de distraction
• Les petites tâches (-2min) en 1er. En 20 min = 7 à 10 petites tâches = On est boosté pour la journée !
• Les petites tâches bis, on a plus vite fait de faire que de planifier !
• Utiliser des textes prédéfinis pour les mails récurrents comme Text Blaze : Ex : le raccourci "nonjob" peut déclencher un texte complet de réponse polie à une candidature)
• Savoir dire non. Ok, c'est sans doute le plus dur mais cette sollicitation est-elle si importante ?

Ma préférée : Le rendez-vous avec soi-même !

Je bloque dans mon agenda de la semaine plusieurs petites plages de temps. Elles vont me permettre de rattraper cette tâche en retard et surtout de traiter les imprévus. Autrement dit, je prévois que je vais avoir des imprévus, c'est prévu et organisé 😉 

En résumé :

Pour le chef d'entreprise, il ne suffit pas de savoir gérer son temps, il faut aussi créer les conditions pour que vos équipes puissent gérer le leur.

Faire un rappel des lois et outils que nous venons de voir est un 1er pas. Identifier avec eux les "voleurs de temps" en est un second : 

• Qu'est-ce qui crée des interruptions ? 
• Quelles sont les tâches chronophages qui pourraient être simplifiées voire automatisées, etc.
• Quelles sont les tâches où ce n'est pas moi qui suis le plus efficace et/ou le plus rentable ?

Et, sujet qui peut fâcher :

Quelles sont les tâches que je peux déléguer ? (Voir notre article : pourquoi a-t-on (souvent) du mal à déléguer ?)

Si  vous avez des questions, nous sommes à votre disposition (on adore entendre parler de vos projets, c'est ce qui nous donne la motivation au quotidien de faire ce métier) donc n'hésitez pas, le formulaire est juste en dessous.