Les différentes facettes de votre organisation : commercial, administratif, production, circulation d’informations, ressources humaines…

Quelle que soit l’activité de votre entreprise, pour mettre en œuvre votre stratégie de croissance, vous devez travailler les différents axes de votre organisation.
Gardez à l’esprit que la solidité d’une chaîne est celle du maillon le plus faible.

Une organisation commerciale à la hauteur de vos objectifs :

Souvent au début du développement, c’est le chef d’entreprise qui est le 1er commercial ou, s’il est technicien, va se poser la question de l’embauche d’un(e) commercial(e) ou d’un(e) chargé(e) d’affaires.
C’est un investissement rentable que de renforcer l’équipe commerciale à la condition que la performance soit au rendez-vous !

"Basique, me direz-vous, mais pas si simple. Cela impose d’avoir un vrai processus commercial et d’être au clair sur les données clés."

Par exemple :

• Combien faut-il de contacts ou de leads pour obtenir un RdV ou une démo ?
• Combien de RDV pour réaliser une vente ?
• Quel doit être votre panier moyen ?
• Qui fait les devis et comment se fait le calcul du prix de vente ?
• Comment allez-vous contrôler la marge ?

 A prendre ​en compte également…

• La question du télétravail…
• Les outils, faut-il rester en mode fichier client Excel ou passer à un CRM ?
• Le reporting, quelle fréquence, quoi mettre sous contrôle ?

Voilà quelques un des aspects à traiter pour une organisation commerciale efficace capable d’être le moteur de votre développement.

L'organisation de production

La difficulté de l’entreprise en croissance est de développer en même temps la capacité à aller chercher du chiffre d’affaires et la capacité à le produire.
Retour donc à la réflexion stratégique qui a dû être menée en amont pour définir les investissements éventuels en machines ou outils de production ainsi qu’en personnel pour renforcer l’équipe.

Une erreur courante dans l’entreprise en développement consiste à investir a minima dans la capacité de production qui se retrouve rapidement saturée et nécessite de repartir dans un cycle d’investissement peu de temps après. Entre développement technologique et transformation digitale, la prime à l'innovation est souvent un avantage concurrentiel.
Le planning de charge permettant de mesurer en permanence l’adéquation entre les besoins et les ressources fera partie des 1ers éléments d’une organisation efficace.
C’est en effet le socle sur lequel vous devrez vous appuyer pour gérer le triptyque clé de la production :

• Coûts
• Qualité
• Délais

A garder à l’esprit un principe simple mais efficace : Ce qui n’est pas mesuré n’est pas géré.

Une organisation administrative efficace

Exemple vécu d’une carence d’organisation administrative dans une entreprise en croissance :

3 codirigeants d’une entreprise de TP, réalisant environ 2500 K€ de chiffre d’affaires.

Excellents techniciens, reconnus dans leur environnement pour la qualité de leur travail et leur réactivité, l’entreprise se développe et ils sont totalement absorbés par l’opérationnel sur les chantiers.
Très sensible à ne pas avoir d’improductifs (quel vilain mot), c’est l’un des associés qui fait la facturation. Trop pris sur les chantiers, les éléments nécessaires à la facturation prennent du retard pour aller au bureau. Et quand ils arrivent, il faut un peu de temps pour les traiter.

Bilan, l’entreprise est constamment à découvert d’environ 200 K€ alors que s’entasse le triple dans la bannette de facturation à faire !

Avec des chiffres différents, j’ai rencontré ce type d’exemple des dizaines de fois (je n’ai pas compté mais la centaine doit y être) depuis que j’accompagne des PME dans leur développement. 

 Définir son processus de traitement administratif est un impératif pour l’entreprise qui veut se développer.

Quelques points clés :

• Organisation de la circulation d’informations
• Qui a acheté quoi, pour quel chantier/affaires/projet à livrer et donc à payer quand ?
• Qui a passé combien de temps sur quel chantier/affaires/projet ?
• La livraison est-elle conforme pour éviter les litiges de paiement ?
• Qu’est ce qui a été négocié avec le client, l’info est-elle disponible à la facturation ?

Organisation de la circulation d’informations

Au départ, la question de la circulation ne se pose pas. Le chef d’entreprise voit tout, est au centre de tout, est au courant de tout, il n’est pas nécessaire d’organiser la communication interne.
Dès que l’entreprise se développe, une organisation efficace passe par des équipes disposant des bonnes informations.
Vous devez reprendre la chaîne complète, du commercial à la facturation puis au contrôle de gestion et vous poser les questions suivantes :

• Qui a besoin de quelle information ?
• A quelle fréquence ?
• Sur quel support ?
  

Méthode simple qui vous permet de disposer de bonnes bases pour que vos collaborateurs ne puissent jamais dire “Ha je ne savais pas ! Je n’ai pas eu l’info !

A ce stade, vous disposez d'une bonne base de travail pour votre management. Reste à travailler sur la structure et les ressources humaines pour créer les conditions d'un travail d'équipe efficace.

L'organisation structurelle

Sans doute la facette la plus délicate pour une organisation d’entreprise efficace.

Elle implique de se projeter dans le développement souhaité et de s’interroger sur les compétences indispensables à la croissance.

• Sont-elles disponibles en interne ?
• Des collaborateurs peuvent-ils acquérir ces compétences ?

• Faut-il passer par un recrutement et quand ?

Une cartographie des compétences et de la polyvalence est un bon outil pour mettre en place un processus de gestion RH.
Le chef d’entreprise qui, au début, est une pièce centrale de son organisation va ensuite devoir se pencher sur les responsabilités à déléguer et les moyens de coordination.

• Qui fait quoi ?
• Avec qui ?
• Qui est responsable ? Qui décide ? Jusqu’à quelle limite ?
• Qu’est-ce que je délègue et comment je contrôle ?

Et pour trier les tâches à déléguer, vous pouvez vous interroger :

• A quoi suis-je le plus efficace ?
• A quoi suis-je le plus rentable ?

En synthèse, sur l’organisation d’une entreprise en développement, la constitution d’une équipe est une tâche qui ne s’improvise pas. Elle relève d’un processus méthodique et minutieux.

Rappel des points clés :

• Une organisation efficace est alignée avec la stratégie d’entreprise.
• Elle permet le développement d’une culture de la performance.
• Chaque membre de l’équipe doit être au clair sur son rôle.
• La communication est le ferment de la cohésion du groupe.
• Un cadre bien défini permet de laisser de l’autonomie aux collaborateurs.

Votre objectif en développant l'organisation de votre entreprise doit être de permettre au management une gestion optimale de vos équipes. Un travail de fond sur l'organisation d’entreprise permet que tout ce qui était prévisible a été prévu, pour se concentrer sur les vrais imprévus.

Pour en arriver là, le recours à un cabinet de conseil en organisation va permettre de gagner du temps et va apporter expertise et méthode pour accompagner le développement de votre entreprise.
Il va surtout permettre de s'assurer que l'organisation et le management de vos équipes soient bien alignés pour obtenir les performances que vous souhaitez.

Et si nous organisions un RDV sans autre engagement qu'un café lors de notre 1ère rencontre ?

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