Management : Comment faire une réunion efficace ? (Mais, faut-il encore faire des réunions ?)

May 27, 2021

Les chiffres varient mais les participants sont unanimes : On fait trop de réunions, on y passe trop de temps, la moitié des réunions ne servent à rien, elles ne sont pas efficaces,  et pourtant, on continue à en faire !

Alors,

Pourquoi faire des réunions ?

Si on pointe souvent le coût du temps passé en réunion, il faut le comparer  au coût et au temps passé chaque jour à la recherche des informations nécessaires pour être efficace.

Les réunions sont indispensables à une bonne circulation des informations et doivent permettre des prises de décisions plus rapides et surtout, des décisions enrichies par la discussion, la confrontation d’idées des participants.

Une réunion efficace répond à 2 objectifs :

  • Faire circuler l’information

  • Prendre de meilleures décisions.

Du coup,

Les réunions : Stop ou encore ?

Encore à condition d’avoir bien défini au préalable :

  • Qui a besoin de quelle information ? A quel moment ? Sous quelle forme ?

  • Quel est l’objectif à atteindre pour cette réunion ?

Être clair sur ces points, permet de définir facilement qui doivent être les participants et combien de temps doit durer la réunion.

Notre conviction ? Moins et moins !

Le moins de participants possible et le moins de temps possible pour que votre réunion soit efficace. Préférez plusieurs réunions courtes espacées dans le temps qu’une réunion trop longue avec des participants peu concernés par le sujet.

Oui, mais,

Pourquoi on a du mal avec les réunions : 2 raisons !

1. La réunion pièce rajoutée qui ne fait pas partie intégrante de l’organisation.

On a constaté que l'information circule mal et on a décidé : “On va faire une réunion !”

Ça ne marche pas ! Il faut un travail en amont sur l’organisation et le management pour que les participants puissent arriver en ayant travaillé les sujets mis à l’ordre du jour, pour que la réunion puisse déboucher sur des prises de décisions, le tout dans le temps imparti.

Autre raison

2.La conduite de réunion ne s ‘improvise pas !

C’est une vraie compétence managériale et, en tant que tel, ça se travaille.

Tout comme on travaille la conduite d’entretien de recrutement, entretien de vente.

Or, bien des manager sont promus sur des compétences techniques et n’ont pas été formés au management en général et à la conduite de réunion efficace en particulier

Et ça ne s’arrange pas avec le télétravail

Les réunions Zoom Teams et autres Google Meet

Les visio-conférences se  sont fortement développées. Et avec le télétravail, le nombre de réunions a augmenté de manière spectaculaire !

La réunion Zoom, Teams ou autre crée un effet de loupe sur les défauts classiques d’une réunion.

La conduite de réunion en visio demande encore plus de préparation si on veut qu’elle soit efficace

Sur la forme : Arrière plan  sobre, caméra positionnée à hauteur des yeux pour éviter un gros plan nasal, on évite le casque d’aviateur et le contre jour.

Sur le  fond : Plus que jamais, l’organisateur de la réunion doit prendre le temps de préparer et d’être au clair sur l’objectif et sur le triptyque : Ce que je veux dire - A qui je veux le dire - Comment je veux le dire.

Mais, il n’y a pas que la visio-conférence.

Les nouvelles formes de réunion

Les réunions qui font partie du management agile

Très brèves, elles s’articulent autour de 3 questions :

  • Qu’est ce que tu as fait hier ?

  • Quels sont les sujets sur lesquels tu as une difficulté / où je peux t’aider ?

  • Qu’as tu à ton programme aujourd'hui?

Si tout va bien, la durée de cette mini réunion est de quelques minutes et c'est très efficace.

Et si un problème est soulevé, le manager peut immédiatement être informé et traiter.

Les clefs d’une réunion efficace !

Comment éviter une réunion qui ne sert à rien ?

Soyez rigoureux sur les points clefs que sont :

  • Un ordre du jour clair, les sujets qui seront traités, l’objectif de la réunion

  • Un nombre de point limité pour ne pas exploser le temps 45mn idéalement, 1H maximum

  • Uniquement les participants directement concernés, on n’invite pas “pour info” ou, pour ne pas vexer.

Quelle heure pour les réunions ?

A éviter, la réunion de fin de journée où le temps risque de déborder.

Possible, la réunion de fin de matinée où la faim aide à gérer le temps.

Idéal en début de matinée, avant d’être happé par le quotidien, ce sont les réunions les plus efficaces.

Comment faire l’ordre du jour d’une réunion ?

Définir clairement l’objet, astuce mémo-technique Qui-Quoi : Qui sera présent pour parler de Quoi.

Préciser l’objectif : S’agit-il d’apporter des éléments de réflexion ou de prendre des décisions.

Préciser également les éléments qui doivent avoir été travaillés en amont : Chiffres, résultats, analyses etc.

Erreur à éviter : Communiquer l’ordre du jour à la dernière minute. L'anticipation permet aux participants de préparer leurs sujets, on évite les discussions inutiles.

Fixer la durée :

Fixer la durée de la réunion et la respecter !

Qui n’a jamais vécu et pesté après une réunion qui s’éternise ?

Une durée réaliste, rappelée au début et en cours de réunion permet de sensibiliser les participants.. Souligner que respecter l’heure c’est respecter l’équipe permet souvent de  faire passer le message  aux éternels bavards.

Erreur à éviter : Accepter le fameux quart d’heure « Savoyard » « Genevois » ou « Vaudois » Et oui ! Il est présent partout ! Faites une fois l’essai de démarrer à l’heure, vous gagnerez le respect de ceux qui ont fait l’effort de s’organiser pour être là à temps et les retardataires seront vigilants la fois suivante.

A manier avec tact mais a le mérite de vous obliger vous-même à la plus grande ponctualité.

L'animation de la réunion :

Si vous avez suivi tous les conseils qui précède, l’animation d’une réunion efficace devrait bien se passer.

Bien sûr, vous avez demandé à tout le monde de couper les portables et tout votre art consistera à solliciter les taciturnes, modérer les expansifs, le tout avec tact mais fermeté.

Pour une bonne efficacité de la séance, l’animateur doit s’assurer que les débats restent centrés sur les sujets notés à l’ordre du jour.

Veillez aussi à équilibrer les temps de parole des participants.

Points de vigilance : L’attention des participants est au sommet en début et en fin de réunion. Faire circuler la parole permet de conserver du dynamisme.Pensez à faire un récapitulatif en fin de réunion.

Erreur à éviter : La réunion règlement de comptes personnel et autres querelles de clocher.

La répartition des rôles pour une conduite de réunion efficace :

  • Un animateur pour rester dans le cadre
  • Un gardien du temps surveillant le chrono ou le sablier (visuel, efficace)
  • Un secrétaire pour prendre des notes et rédiger le compte rendu

Sur ce sujet, suivant le nombre de participants, on peut pratiquer le cumul des mandats ;-)

Le suivi de la réunion, sans doute le plus important !

Rien de pire que des décisions prises en réunion qui ne sont pas suivies d’effets !

Points de vigilance : La répartition des tâches, reprises dans le compte rendu de réunion, qui permet de suivre les actions et de démontrer que la réunion est suivie d’effet. L’astuce : Le Quoi Qui Quand : Il a été décidé quoi ? Qui s’en occupe ? Quand est-ce que cela doit être réalisé ?

Erreur à éviter : Lister des décisions, définir des objectifs qui ne soient pas S.MA.R.T

décider, c’est assez facile, avoir le temps et les moyens pour les équipes d’atteindre les objectifs, c’est autre chose

Votre prochaine réunion, avec FORGACOM !

Le plus difficile pour l'efficacité n’est pas la réunion en elle-même mais bien l’organisation et le management qui vont avec.

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