Management : Comment faire un bon tableau de bord de gestion pour votre entreprise ?

Ecrit pour Les Echos par Frédéric DUBOIS Novembre 2015. Mise à jour Mai 2021

Vaste sujet car suivant l'objectif, il n'existe pas un mais des tableau de bord.

Qu'il soit stratégique, financier, commercial ou de production, ce outil de pilotage de la performance doit comporter certains indicateurs clefs qui diffèrent suivant l'objectif.

Alors, à quoi sert un tableau de bord ?

Les tableaux de bord ne servent à rien !

Ce sont les décisions que l’on prend grâce au tableau de bord qui ont une utilité... Une fois ce préalable posé, on comprend mieux qu’un bon tableau de bord est un outil d’aide à la décision et par la même, un outil de management pour l'entreprise.

« Rien n’est plus difficile et du même coup plus précieux que d’être en mesure de décider« , disait Napoléon.

Mais alors,

Qu’est-ce qu’un bon tableau de bord ? 3 qualités clefs.

Pour éviter le tableau de bord usine à gaz, quelques critères à prendre en compte pour avoir l'outil adapté à votre entreprise.

Qualité N°1 : La simplicité

Trop d’analyse tue l’analyse. Dans une voiture, seuls les paramètres clefs sont sous contrôle visuel immédiat. Encore faut-il au préalable définir quelles sont les informations critiques. Une astuce, posez-vous la question de savoir quels sont les 3 indicateurs clefs que vous souhaitez avoir à disposition en permanence.

Qualité N°2 : La rapidité d'accès aux données.

Prendre la bonne décision trop tard produit rarement les bons effets ! Un bon tableau de bord permet, quasi en temps réel, d’avoir les éléments nécessaires à la prise de décision.

Si l’information n’est pas disponible de manière rapide, c’est souvent un clignotant qui indique une carence dans l’organisation : des informations qui ne circulent pas correctement ou des tâches en retard

Qualité N°3 : La bonne information au bon moment.

Il faut aussi définir avec quelle fréquence est-ce que j’ai besoin d’avoir ces informations : mensuel ? Hebdomadaire ? Journaliers ? Dès lors, vous avez une idée plus précise des éléments à mettre dans votre fameux tableau de bord. Ces préalables étant posés, un certain nombre de questions restent en suspens.

Comment mettre en place un tableau de bord efficace ? 4 questions à se poser.

Question N°1 : Où trouver l’information ?

Le 1er réflexe est de se pencher sur la comptabilité ! C’est rarement le bon pour la question de rapidité évoquée plus haut.

Pour indispensables que soient les données comptables, s’en contenter serait une erreur pour faire un bon tableau de bord. C’est dans l’opérationnel que se trouvent des einformations extracomptables qui généralement sont très parlantes :

• Tableaux de bord commercial, combien d’entretiens réalisés, combien d’entretiens pour une vente, nombre et montant des devis en cours, etc.
• Tableaux de bord production, les quantités produites, l’état d’avancement en heures (ou journées) par rapport aux prévisions, critères qualité, etc.
• Tableaux de bord gestion, les clients en retard de paiement, les litiges éventuels.

Bref une bonne gestion nécessite un outil permettant de centraliser les données et les indicateures nécessaires à une prise de décision rapide et efficace dans tous les domaines de votre activité.

Et notez qu'on a pas encore parlé de tableaux de bord financier ou de tableau de bord stratégique !

Question N°2 : Comment collecter les informations ?

C’est ici que se fait le lien entre la qualité de l’organisation et la possibilité d’obtenir les bonnes informations au bon moment, donc, de pouvoir prendre les bonnes décisions à temps.

Combien d’ERP à la puissance de calcul fabuleuse donnent des informations erronées parce qu’une personne dans n’a pas rentré en temps et en heure les éléments !

La mise en place de tableaux de bord peut être le bon moment pour se poser la question de savoir : "qui a besoin de quelle information, à quel moment et sous quelle forme pour être efficace ?"

Septique ? Faites le tour de votre entreprise ou de votre service, il est vraisemblable que vous ayez des surprises (donc des possibilités d’amélioration...)

Question N°3 : Pour qui les tableaux de bord ?

Dans les PME, il est souvent l’apanage du dirigeant, mais, même dans des structures de moins de 20 personnes, on gagne souvent à s’interroger sur les outils de management dont devraient disposer les fonctions clefs : commercial, production,qualité, finances.

Et c'est une des clefs du management agile : Pour de bonnes performances, les décisions doivent pouvoir se prendre au plus près du terrain, par les équipes concernées.

Question N°4 : Le choix du support

Si votre tableau de bord se termine avec des tableurs comportant X onglets... Merci de reprendre la lecture de l’article au début et refaire le chemin ! Suivant les outils informatiques disponibles le support sera évidemment différent, mais un bon support est un support synthétique. L’idéal est de pouvoir regrouper en 1 page les éléments clefs.

La difficulté sera ensuite de résister à la tentation de rajouter de multiples éléments au fil du temps et, si c’est le cas, il faut garder à l’esprit que la gestion de cet outil stratégique doit être remise en question de manière régulière. Les éléments clefs d’aujourd’hui ne seront peut plus pertinents dans le futur.

L'analyse des écarts

Le tableau de bord doit mettre en évidence les écarts entre  : Objectif, réalisation écart. L'idéal est que ce soit visuel de type rouge orange vert. Le simple fait d'avoir ces codes couleur vous oblige à vous poser les bonnes questions :

• Quel objectif ?
• A partir de quand je considère que c'est moyen
• A partir de quand je considère que c'est alarmant ?

A la lecture de son tableau de bord, le chef d'entreprise doit disposer des informations permettant de répondre aux questions clefs :

• Pourquoi les résultats ne sont pas conformes aux objectifs ?
• Quelles en sont les raisons ? (interne, externe)
• Les objectifs sont-ils trop élevés ?
• Des problèmes internes sont-ils apparus ?

Pour savoir si votre tableau de bord est efficace, une question de vérification :

Les données de mon tableaux de bord me permettent-t-elles de prendre les bonnes décisions ?

Il y aurait encore bien des choses à dire sur les tableaux de bord et si vous êtes en bas de cet article, c'est que le sujet vous interesse !

La seule certitude c'est que le tableau de bord idéal n'existe pas ! En revanche, le tableau de bord le mieux adapté à votre entreprise en fonction de vos objectifs, lui,  existe !

Et si nous parlions ensemble de votre entreprise et de vos objectifs ?

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